2　文書等の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

2　春日井市行政組織規則第4条第3項に定める課(以下「部主管課」という。)の文書主任は、次項に定めるもののほか次に定める事項を処理する。

3　文書主任は、次に定める事項を処理する。

2　課又は出先機関の長は、文書主任を指名したときは、直ちに総務課長に報告しなければならない。文書主任に異動があったときも同様とする。

2　主管課に直接到達した文書等は、前項の規定にかかわらず、文書主任はこれを速やかに収受する。

3　勤務時間外に到達した文書等は、春日井市当直勤務規程(平成2年春日井市訓令第3号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、すべて総務課に引き継がなければならない。

4　料金が未払又は不足の文書等は、その料金を支払い、収受することができる。

2　特殊郵便及び電報は、特殊郵便物等収受簿(第1号様式)に記録しておかなければならない。

3　配付先が明らかでないものは開封し、次により処理しなければならない。

2　特殊郵便物、重要文書、金券等又は電報は、関係部主管課の文書主任に交付し、総務課は、特殊郵便物等収受簿に記録しなければならない。

3　複数の課に関係のある文書等は、最も関係の深いと認められる課の属する部等の部主管課の文書主任に配付しなければならない。

4　他の部等に配付すべきものと認められる文書等の配付を受けた部主管課の文書主任は、速やかに当該文書等を総務課に返付するものとし、総務課は、当該文書等の記録を抹消し、更に配付の手続を取らなければならない。

5　部主管課の文書主任は、文書等の配付を受けたときは、課別に分別し、当該課の文書主任に配付するものとする。

6　文書主任は、部主管課の文書主任から文書等の配付を受けたときは、当該文書の左上部余白に受付印(第5号様式)を押印するとともに、文書管理システムに収受年月日、件名その他必要な事項を登録し、文書管理システムにより付された文書番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書管理システムへの登録及び文書番号の記載を省略することができる。

7　当該部主管課で開封した文書のうち重要文書又は金券等が添付されているものは、当該部主管課の文書主任が特殊郵便物等収受簿に記録しなければならない。

8　前項の重要文書又は金券等は、関係課等の文書主任に交付し特殊郵便物等収受簿に記録しなければならない。

2　重要又は異例の文書等については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。

2　起案書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)には、起案理由その他参考事項を付記し、必要があるときは、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は簡易なものについては、これを省略することができる。

2　文書の番号は、毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、条例、規則、訓令、告示、議案その他歴年で処理することが適切であると認められる文書にあっては、毎年1月1日を起番とする。

2　起案の内容が他の部等又は課に関係を有する場合(春日井市決裁規程(昭和36年春日井市訓令第8号)別表第1に規定する決裁事項を除く。)は、起案書を関係部等の長又は課の長に合議しなければならない。この場合において、同一部等内にあっては主管課の長、他の部等にあっては主管部等の長を経て行うものとする。

3　回議又は合議を受けた者において、回議又は合議を受けた事項に異議がある場合は、起案者に協議するものとする。この場合において、協議が整ったときは起案者において訂正又は再起案するものとし、協議が整わなかったときは異議がある者が異議の要旨を記載した紙片を添付して主管課の長に提出するものとする。

4　回議又は合議を受けた者は、起案書に記載された所定欄に押印しなければならない。

5　起案者は、起案書を訂正するときは、訂正箇所に押印しなければならない。

6　関係部等又は課に合議した起案書が廃案になったときは、その旨当該部等又は課に通知しなければならない。

2　前項の規定により文書の提出を受けたときは、総務課長は、当該文書の書式及び用字、用語、文体等について審査し、訂正を要すると認めたときは、記載事項を変更しない範囲内において訂正することができる。

2　主管課の長は、令達文書を施行するときは、原議を総務課長に提出するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として、公印の押印を省略するものとする。この場合において、当該文書を発送しようとするときは、主管課の文書主任の審査を受けなければならない。

3　発送文書のうち重要なものについては、原議にかけて契印するものとし、契約書その他権利義務に関する重要な文書で2枚以上にわたるものについては、そのとじ目に当該文書に押印した公印で割印するものとする。ただし、総務課長が特に認める場合は、全葉を一括してせん孔する打抜機によるせん孔印(第11号様式)をもって割印に代えることができる。

4　発送文書において電子署名を行う場合は、総務課長が別に定める方法により行うものとする。

2　部主管課の文書主任は、前項の文書等の提出があったときは、総務課長が指示する時間までに当該文書等を総務課に提出しなければならない。

3　文書等を総務課に提出する場合において、当該文書等が書留、配達証明等特殊取扱いを必要とするものは、書留郵便物等発送簿(第12号様式)に記載し、総務課長の確認を受けなければならない。

2　完結した文書等は分類、保存年限等について確認の上、当該文書に完結年月日を記入して整理しなければならない。

3　完結文書は、当該完結文書の種類、性質等に応じた適当なファイルに収納し、事業の処理が完結する日の属する年度の末日(収入支出の証拠書にあっては、当該収入支出の属する会計年度の翌年度の5月31日)まで主管課の長が指定する場所に整理し、保管しなければならない。

2　主管課の長は、文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、文書等の保存期間を設定しなければならない。

3　文書等の保存期間は、文書等が完結した日の属する年度の翌年度の初日(歴年により処理する文書等にあっては、文書等が完結した日の属する年の翌年の初日)から起算する。

4　第1項及び第2項の規定にかかわらず、常時使用する文書等(以下「常用文書」という。)については、主管課で保管するものとする。

5　前項の場合において、常用文書としての取扱いが必要でなくなったときは、第1項及び第2項の規定を適用する。

2　編さんした文書等には、巻頭に索引目次(第13号様式)を付けなければならない。ただし、その文書等の内容から索引目次を付ける必要がないと認められるものについては、この限りでない。

2　主管課の長は、前年度(歴年で処理する文書等にあっては、前年)文書等のうち、1年保存文書等を廃棄し、2年以上保存を必要とする文書等については、第28条第1項に規定する保存期間ごとに整理し、保存文書目録(第14号様式)を作成の上、総務課長に引き継がなければならない。

3　前項の規定にかかわらず、保存を必要とする文書等を収納する書庫を管理する主管課の長にあっては、総務課長と協議の上、当該主管課が管理する書庫に保存を必要とする文書等を収納することができる。この場合においても、当該主管課の長は、保存文書目録を総務課長に提出しなければならない。

4　総務課長は、第2項の規定により保存文書等の引き継ぎを受けたときは、当該引き継ぎ文書等と保存文書目録を照合の上、書庫に保存するものとする。

5　総務課長は、毎年1回以上文書整理期間を設け、その期間中に各主管課の長に文書等の置き換えを行わせるものとする。

2　保存文書等を閲覧しようとする者は、総務課長にその旨を申し出なければならない。

3　保存文書等を借覧しようとする者(以下「利用者」という。)は、総務課長に借覧票(第15号様式)を添えて申し出なければならない。

4　利用者は、借覧後は総務課長に申し出、速やかに借覧文書を返却しなければならない。

5　借覧期間は、7日以内とする。ただし、総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

6　借覧文書は、庁外持出し等をしてはならない。ただし、総務課長の許可を得たときは、この限りでない。

2　廃棄年月日の到来した文書等のうち、引き続き保存する必要があると主管課の長が認めるときは、総務課長と協議して当該文書等の保存期間を延長することができる。

この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成16年2月4日から施行する。

1　この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の春日井市文書取扱規程の規定に基づいて調製されている用紙類で現に使用されているものは、改正後の春日井市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年5月1日から施行する。

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の春日井市文書取扱規程の規定に基づいて調製されている用紙類で現に使用されているものは、改正後の春日井市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の春日井市文書取扱規程の規定に基づき調製されている用紙類は、改正後の春日井市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

2　この訓令の施行の際、改正前の春日井市文書取扱規程の規定に基づいて調製されている用紙類は、改正後の春日井市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。