2　文書等の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。

2　上下水道経営課の文書主任は、次項に定めるもののほか次に定める事項を処理する。

3　文書主任は、次に定める事項を処理する。

2　課等の長は、文書主任を指名したときは、直ちに上下水道経営課長に報告しなければならない。文書主任に異動があったときも同様とする。

2　前項の規定にかかわらず、課等に直接到達した文書等は、当該課等の文書主任が収受する。

3　料金が未払又は不足の文書等は、その料金を支払い、収受することができる。

2　特殊郵便物及び電報は、特殊郵便等収受簿(第1号様式)に記録しておかなければならない。

3　審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関係の深いもの(以下「重要文書」という。)及び現金、金券、証券等(以下「金券等」という。)が添付されているものは、特殊郵便物等収受簿に記録すること。

4　特殊郵便物、重要文書、金券等又は電報は、関係課等の文書主任に交付し、特殊郵便物等収受簿に記録しなければならない。

2　複数の課等に関係のある文書等は、最も関係の深いと認められる課等の文書主任に配付しなければならない。

3　文書主任は、上下水道経営課の文書主任から文書等の配付を受けたときは、当該文書等の左上部余白に受付印(第5号様式)を押印するとともに、文書管理システムに収受年月日、件名その他必要な事項を登録し、文書管理システムにより付された文書番号を記載しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書管理システムへの登録及び文書番号の記載を省略することができる。

4　課等で開封した文書等のうち重要文書又は金券等が添付されているものは、上下水道経営課の文書主任が特殊郵便物等収受簿に記録し、当該課等の文書主任に交付し、特殊郵便物等収受簿に記録しなければならない。

2　重要又は異例の文書等については、その処理に先立って上司の指示を受けなければならない。

2　起案書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)には、起案理由その他参考事項を付記し、必要があるときは、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、これを省略することができる。

2　文書の番号は、毎年4月1日を起番として付するものとする。ただし、規程、訓令、告示その他暦年で処理することが適切であると認められる文書にあっては、毎年1月1日を起番とする。

2　起案の内容が他の課等に関係を有する場合は、起案書を関係課等の長に合議しなければならない。この場合においては、主管課等の長を経て行うものとする。

3　回議又は合議を受けた者において、回議又は合議を受けた事項に異議がある場合は、起案者に協議するものとする。この場合において、協議が整ったときは起案者において訂正又は再起案するものとし、協議が整わなかったときは異議がある者が異議の要旨を記載した紙片を添付して主管課等の長に提出するものとする。

4　回議又は合議を受けた者は、起案書に記載された所定欄に押印しなければならない。

5　起案者は、起案書を訂正するときは、訂正箇所に押印しなければならない。

6　関係課等の長に合議した起案書が廃案になったときは、その旨当該課等の長に通知しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として、公印の押印を省略するものとする。この場合において、当該文書を発送しようとするときは、主管課の文書主任の審査を受けなければならない。

3　発送文書のうち重要なものについては、原議にかけて契印するものとし、契約書その他権利義務に関する重要な文書で2枚以上にわたるものについては、そのとじ目に当該文書に押印した公印で割印するものとする。

2　前項で提出された文書等のうち配達証明等特別取扱いを必要とするものは、書留郵便物等発送簿(第9号様式)に記載しなければならない。

2　完結した文書等は、分類、保存年限等について確認の上、当該文書に完結年月日を記入して整理しなければならない。

3　完結文書は、当該完結文書の種類、性質等に応じた適当なファイルに収納し、事業の処理が完結する日の属する年度の末日まで主管課等の長が指定する場所に整理し、保管しなければならない。

2　主管課等の長は、文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、文書等の保存期間を設定しなければならない。

3　文書等の保存期間は、文書等が完結した日の属する年度の翌年度の初日(暦年により処理する文書等にあっては、文書等が完結した日の属する年の翌年の初日)から起算する。

4　第1項及び第2項の規定にかかわらず、常時使用する文書等(以下「常用文書」という。)については、主管課等で保管するものとする。

5　前項の場合において、常用文書としての取扱いが必要でなくなったときは、第1項及び第2項の規定を適用する。

2　編さんした文書等には、巻頭に索引目次(第10号様式)を付さなければならない。ただし、その文書等の内容から索引目次を付ける必要がないと認められるものについては、この限りでない。

2　主管課等の長は、前年度(暦年で処理する文書等にあっては、前年)文書等のうち、1年保存文書等を廃棄し、2年以上保存を必要とする文書等については、第29条第1項に規定する保存年限ごとに整理し、保存文書目録(第11号様式)を作成の上、主管課等の長が管理する書庫に収納しなければならない。

3　上下水道経営課長は、毎年1回以上文書整理月間を設け、その期間中に各主管課等の長に文書等の置き換えを行わせるものとする。

2　保存文書等を閲覧しようとする者は、主管課等の長にその旨を申し出なければならない。

3　保存文書等を借覧しようとする者(以下「利用者」という。)は、主管課等の長に借覧票(第12号様式)を添えて申し出なければならない。

4　利用者は、借覧後は主管課長等に申し出、速やかに借覧文書を主管課等の長に返却しなければならない。

5　借覧期間は、7日以内とする。ただし、主管課等の長の許可を得たときは、この限りでない。

6　借覧文書は、庁外持出し等をしてはならない。ただし、主管課等の長の許可を得たときは、この限りでない。

2　廃棄年月日の到来した文書等のうち、引き続き保存する必要があると主管課等の長が認めるときは、当該文書等の保存期間を延長することができる。

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成14年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

1　この規程は、平成21年4月1日から施行する。

2　この訓令施行の際、改正前の春日井市上下水道部文書取扱規程の規定に基づいて調製されている用紙類で現に使用されているものは、改正後の春日井市上下水道部文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。

1　この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

1　この規程は、令和3年4月1日から施行する。

2　この規程の施行の際、改正前の各規程の規定に基づいて調製されている用紙類は、改正後の各規程の規定にかかわらず、当分の間、そのまま又は所要の訂正をして使用することがある。